Den ersten Mitarbeiter einzustellen ist ein wichtiger Meilenstein – und eine erhebliche finanzielle Verpflichtung. Die Gesamtkosten eines Mitarbeiters sind deutlich höher als nur das Gehalt: Sie zahlen Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung (ca. 20%), Berufsgenossenschaftsbeiträge, und oft Zusatzleistungen.
Für die meisten kleinen Unternehmen liegen die Gesamtkosten bei 130–150% des Bruttogehalts. Ein Mitarbeiter mit 50.000 €/Jahr Gehalt kostet tatsächlich 65.000–75.000 €, wenn Sie alle Arbeitgeberverpflichtungen einrechnen. Diese Kosten im Voraus zu verstehen, hilft Ihnen, richtig zu budgetieren und Liquiditätsüberraschungen zu vermeiden.
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Schritt-für-Schritt-Anleitung
Berechnen Sie die Gesamtkosten pro Mitarbeiter
Nutzen Sie den Mitarbeiterkosten-Rechner, um das vollständige Bild zu sehen: Grundgehalt, Sozialversicherungsbeiträge, BG-Beiträge und geschätzte Zusatzleistungen. Das ist Ihr echtes Einstellungsbudget.
Schätzen Sie Berufsgenossenschaftsbeiträge
Die meisten Branchen erfordern eine BG-Mitgliedschaft, sobald Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen. Die Beitragssätze variieren stark nach Branche – Bau zahlt deutlich mehr als Büroarbeit. Holen Sie eine Beitragsschätzung vor der Einstellung ein.
Verstehen Sie Sozialabgabenpflichten
Sie zahlen ca. 20% des Bruttogehalts für den AG-Anteil zur Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung). Diese müssen pünktlich abgeführt werden.
Modellieren Sie die Umsatzauswirkung
Vor der Einstellung: Bestätigen Sie, dass der Mitarbeiter genug zusätzlichen Umsatz (oder Kosteneinsparungen) generiert, um seine Gesamtkosten plus Gemeinkostenanteil zu decken. Eine gute Faustregel: Neue Mitarbeiter sollten das 2–3-fache ihrer Gesamtkosten an Wert generieren.
Versteckte Einstellungskosten (über das Gehalt hinaus)
Diese arbeitgeberseitigen Kosten werden bei der Budgetierung für einen neuen Mitarbeiter oft übersehen. Prozentsätze basieren auf dem Bruttogehalt.
Häufige Fehler vermeiden
Nur Gehalt budgetieren, nicht Gesamtkosten
Der häufigste Einstellungsfehler ist das Vergessen von Sozialabgaben, Versicherung und Zusatzleistungen. Budgetieren Sie immer mindestens 130% des Gehalts – und näher an 150%, wenn Sie Zusatzleistungen anbieten.
Mitarbeiter als Freiberufler fehlklassifizieren
Die Deutsche Rentenversicherung und Finanzbehörden prüfen aktiv die Arbeitnehmerklassifizierung. Scheinselbständigkeit kann zu massiven Nachzahlungen, Strafen und rechtlicher Haftung führen.
BG-Beiträge nicht vergleichen
BG-Beiträge können nach Gefahrentarif und Branche stark variieren. Achten Sie auf die richtige Einstufung Ihrer Mitarbeiter und prüfen Sie jährlich Ihre Beitragsrechnung.
Wichtige finanzielle Überlegungen
- → Die Gesamtkosten pro Mitarbeiter betragen typischerweise das 1,3–1,5-fache des Bruttogehalts, wenn Sie Sozialabgaben, BG-Beiträge und Zusatzleistungen einrechnen.
- → Der Berufsgenossenschaftsbeitrag ist ab dem ersten Mitarbeiter Pflicht – die Sätze variieren stark nach Branche und Gefahrenklasse.
- → Sozialversicherungsbeiträge umfassen Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung – und müssen pünktlich abgeführt werden, um Säumniszuschläge zu vermeiden.
- → Budgetieren Sie diese Kosten vor dem Jobangebot. Ein 50.000 €-Mitarbeiter kostet tatsächlich 65.000–75.000 € all-in, und Unterschätzen belastet die Liquidität.
- → Modellieren Sie die Umsatzauswirkung: Wird diese Einstellung das 2–3-fache ihrer Gesamtkosten an Mehrwert generieren? Falls nicht, verschieben Sie die Einstellung oder verbessern Sie Ihre Preisgestaltung.